こんにちは！どこでもパソコン教室 四日市です。
今回の授業は、Excelの機能『印刷範囲の設定』を解説します！
「印刷したい範囲」だけを「希望のページ数」で印刷できるようになります。
Excelの表を印刷すると、印刷結果で困ることがあります。
- 不要な箇所も印刷される
- 一部の列や行がはみ出して別ページになってしまう
- データの区切りとページの区切りがずれる
希望の印刷結果になる方法はありませんか？
『印刷範囲の設定』をしましょう！
「印刷したい範囲」だけを、1ページにおさめるなど「希望のページ数」で印刷できます。
とっても理想的ですけれども、どうすればいいですか？
次の3つの機能を使用すれば〝完璧〟です😉
- 印刷範囲の設定……印刷したい範囲だけを印刷
- 拡大縮小印刷……希望のページ数に拡大縮小
- 改ページプレビュー……改ページの位置の確認と変更
基本的な方法～応用的なテクニックまで解説しますので、ぜひ最後までご受講ください♪
印刷結果が楽しみなのでがんばります♪
最初に現在の印刷状態を「印刷プレビュー」で確認しましょう
印刷プレビューとは、用紙に印刷したときのイメージを💻パソコン画面で確認できる機能です。
今回は、下図のデータ表を使用します。
出典：統計ダッシュボード (https://dashboard.e-stat.go.jp/)のデータを加工して作成
- 印刷プレビューで確認する手順は、次の2つあります。
どちらかお好みの方法で印刷プレビューを表示してみましょう。- 「ファイル」タブ ➡ 「印刷」の順に🖱クリックする
- ショートカットキー Ctrl＋Pを押す
- パッと見て大丈夫そうですけれども、よく見ますと「◀ 1 / 4 ▶」となっています。
- 「◀ 1 / 4 ▶」の［▶］を2回🖱クリックすると、データ表の右端の列が次のページに切り離されていることが分かります😨
- 画面左上［←］戻るボタンを🖱クリックして、編集画面を見てみましょう。
現在のページ区切りの境界に破線が表示されて、レイアウトの目安になります。
この境界線を越えると別のページに印刷されるということです。
❶『印刷範囲の設定』…印刷したい範囲だけを印刷
データ表の「任意の範囲」を印刷する手順
データ表の任意の範囲を印刷してみましょう！
今回は、セルA1～E10を印刷してみたいと思います。
目印として印刷範囲外に🐕犬の画像を置いておきます。
印刷プレビューに犬が表示されなければ成功です。
- 印刷したい範囲（今回はセルA1～E10）を選択します。
範囲の左上から右下へ🖱ドラッグするのがコツです。
- 次の箇所を順に🖱クリックします。
●「レイアウト」タブ ➡ 「ページ設定」グループ ➡［印刷範囲］➡［印刷範囲の設定］
- 設定後に目立つ変化は見られませんけれども、「名前ボックス」に〝Print_Area〟と表示されるようになります。
- 印刷プレビューで確認してみましょう。
印刷したい範囲だけを印刷できるようになりました！
目印の🐕犬の画像もありませんね😄
「◀ 1 / 1 ▶」は、印刷されるページ数は〝1ページ〟であることを表します。
- 仕上げに、左上に表示されているデータ表を用紙の真ん中に印刷できるようにしたいと思います。
印刷プレビューの左下にあります［ページ設定］を🖱クリックして、「ページ設定」ダイアログボックスを表示します。
- 「ページ設定」ダイアログボックスの「余白」タブ内にあります「ページ中央」の［水平］［垂直］に🖱クリックして［✓］チェックを入れることで設定します。
設定が完了しましたら［OK］を🖱クリックします。
●「水平」に［✓］チェックを入れる
データ表が用紙の左右中央に印刷されます。
●「垂直」に［✓］チェックを入れる
データ表が用紙の上下中央に印刷されます。
●「水平」「垂直」どちらにも［✓］チェックを入れる
データ表が上下左右中央つまり真ん中に印刷できるようになります！
「印刷範囲の設定」を〝解除〟する方法
印刷範囲の解除は、次の箇所を順に🖱クリックすることで簡単にできます。
❷『拡大縮小印刷』･･･希望のページ数に拡大縮小
別ページにはみ出してしまうデータ表を「1ページにおさめて印刷」する手順
印刷プレビューで確認したときに、一部の列や行がはみ出していて〝😲わぉー〟っと困ることはありませんか？
拡大縮小印刷で、1ページにおさめて印刷できますよ！
- 1列1行がはみ出して、4ページにわたるデータ表があります。
このデータ表を1ページにおさめて印刷したいと思います。
- 次の箇所を順に🖱クリックして、「ページ設定」ダイアログボックスを表示します。
●「ページレイアウト」タブ ➡「ページ設定」グループ ➡［ページ設定ダイアログボックス］起動ツール
- 「ページ設定」ダイアログボックスの「余白」タブ内にあります「拡大縮小印刷」の「次のページ数に合わせて印刷」に🖱クリックして「◉」チェックを入れ、［横 １］ × ［縦 １］ に設定します。
「横1ページ分」×「縦1ページ分」という意味です。
設定が完了しましたら［OK］を🖱クリックします。
- 印刷プレビューで確認してみましょう。
1ページにおさめて印刷できるようになりました！
「◀ 1 / 1 ▶」は、印刷されるページ数は〝1ページ〟であることを表します。
「拡大縮小印刷」の「拡大/縮小」で直接パーセント設定もできます。
けれども［横 １］ × ［縦 １］ に設定すれば、自動で絶妙なパーセント設定をしてくれます！
● 縦長のデータ表の場合：［横 １］ × ［縦 （※希望のページ数）］
● 横長のデータ表の場合：［横 （※希望のページ数）］ × ［縦 1］
余白の設定の授業です。
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❸『改ページプレビュー』…改ページの位置の確認とその変更
改ページプレビューの「表示方法」
改行は「行を改める」、改ページは「ページを改める」…ページ区切りともいいます。
改ページの位置は、デフォルト（既定）では用紙サイズや余白の設定によって自動で設定されます。
改ページプレビューでは、現在の改ページ位置を確認できます。
- 次の箇所を順に🖱クリックします。
●「表示」タブ ➡「ブックの表示」タブ ➡［改ページプレビュー］
- 改ページプレビューが表示されます。
印刷範囲が青い実線、改ページの位置が青い破線になっています。
下図は4ページ：横2ページ × 縦2ページ になっています。
改ページプレビューで「改ページ位置を変更」できる
改ページプレビューでは、印刷範囲や改ページの位置を🖱ドラッグで簡単に変更できます。
今回は、4ページ：横2ページ × 縦2ページ 👉 3ページ：横1ページ × 縦3ページに設定してみましょう。
- 青い実線を🖱ドラッグして印刷範囲を変更します。
今回は、一番右の列を印刷範囲から外します。
青い実線を1列分左側へ🖱ドラッグしましょう。
グレーの箇所が印刷されない範囲です。
- 青い破線を🖱ドラッグして改ページの位置を変更します。
今回は、縦に均等に3ページに分割します。
青い破線を任意の箇所へ🖱ドラッグしましょう。
改ページの位置を変更すると青い破線 ➡ 青い実線に変わります。
青い破線＝自動で設定された改ページ位置
青い実線＝手動で設定した改ページ位置
- 印刷範囲と改ページの位置の変更が完了しました。
- 印刷プレビューで確認しましょう。
3ページ：横1ページ × 縦3ページ に変更できました！
ちなみに「ページ設定」ダイアログボックスの「余白」タブ内にあります「ページ中央」の［水平］に🖱クリックして［✓］チェックを入れて、体裁を整えています。
して、魅力的な演出をしてみませんか？
番外編：「タイトル行」の設定…複数ページすべての先頭にタイトルを表示する方法
複数ページにわたるデータ表。
よく見ますと、タイトル行の西暦年が2ページ目と３ページ目にはありませんので、データ内容がわかりづらくありませんか？
解決策があります！
「タイトル行」の設定をしましょう。
複数ページすべての先頭にタイトルを表示することができます。
- 次の箇所を順に🖱クリックして、「ページ設定」ダイアログボックスを表示します。
●「ページレイアウト」タブ ➡「ページ設定」グループ ➡［ページ設定ダイアログボックス］起動ツール
- 「ページ設定」ダイアログボックスの「シート」タブ内にあります「印刷タイトル」の「タイトル行」に🖱クリックして「|」カーソルを入れます。
- マウスポインター*の形が「➡」右向き矢印になります。
＊マウスポインターとは…マウス操作で動く矢印で、状況によって「I」や「+」などの形になります。
データ表のタイトル行になります2行目を🖱クリックしましょう。
- タイトル行に「$2:$2」または「Print_Titles」と入ります。
- 設定が完了しましたら［OK］を🖱クリックします。
- 印刷プレビューで確認してみましょう。
全てのページにタイトル行の西暦年が表示されました！
データがとても見やすくなりますね♪
- 「ページ設定」ダイアログボックスの「シート」タブにて、印刷タイトルの「タイトル列」に「|」カーソルを入れます。
- マウスポインターが「⇩」下向き矢印になりますので、タイトルにしたい「列」を🖱クリックして設定します。
まとめ
今回の授業は、Excelの機能『印刷範囲の設定』を解説しました！
「印刷したい範囲」だけを「希望のページ数」で印刷できるようになります。
次の3つの機能を使用すれば〝完璧〟です😉
- 印刷範囲の設定…印刷したい範囲だけを印刷
- 拡大縮小印刷･･･希望のページ数に拡大縮小
- 改ページプレビュー…改ページの位置の確認と変更
基本的な方法～応用的なテクニックを活用して、印刷したい範囲が別ページに切れてしまうストレスから解放されましょう♪
Excelの印刷テクニックは他にもあります。
👇2つご紹介しますのでチャレンジしてみませんか？
用紙1枚に印刷できる『割り付け印刷』
貼り合わせて大きくする『ポスター印刷』
😄ご受講お疲れさまでした！
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