こんにちは！どこでもパソコン教室 四日市です。
今回の授業は、Excelではもちろん、WordやPowerPointでもできる『グラフの作成』の基本とテクニックを解説します。
Excelのデータなどの情報を効果的に伝えるためにグラフにしたいのですが、初心者なので、どのように始めればいいのか分からなくて困っています。。。
グラフの作成機能を使いましょう！
高機能で見やすいグラフを短時間で作成できて、説得力をもって情報が伝わりやすくなります。
Wordの資料やPowerPointのプレゼンテーションでも、データを視覚的に表現するためにグラフを挿入したいです。
作成は可能でしょうか？
WordとPowerPointにも、グラフの作成機能がありますので大丈夫です！
Excelとほぼ同じ操作でグラフを挿入できます。
それでは今回の授業は、最初にExcelでグラフの作成の基本とテクニック、次にWordとPowerPointでのグラフの作成を解説します♪
Excelで操作を理解した後にWordとPowerPointの操作をすることで、理解度が上がり難易度は下がりますので、ぜひ最後までご受講ください！
グラフの作成初心者ですけれども、ずっとできるようになりたかったので頑張ります♪
Excelでグラフの挿入「基本手順」
Excelでグラフ作成するには、基本的に「7つの手順」で完了しますので、一つずつ解説していきます！
グラフ作成はExcelが得意とする機能の一つですので、Excelで理解しておくことで、Word と PowerPoint でグラフ作成するときに応用力を発揮できますので、基礎を固めしていきましょう。
1⃣「データ」を入力
グラフにしたいデータをExcelシートに入力します。
今回使用するデータは、学習・自己啓発・訓練行動者率です。
何かを新しく学んだり、自分を成長させるための活動（学校での勉強、趣味、スキル向上、自己啓発）に参加している人の割合を示す指標です。
まさに今、こちらでお勉強なさっているあなたは、自己成長活動の参加者です😊
出典：統計ダッシュボード (https://dashboard.e-stat.go.jp/)のデータを加工して作成
2⃣「データ範囲」を選択
グラフに使用するデータ範囲を🖱ドラッグ*で選択します。
*ドラッグとは…マウスの左ボタンをクリックしたまま動かすことです。
3⃣「挿入」タブをクリック
グラフを挿入するために、次の箇所を順に🖱クリックします。
別シートに作成するという〝裏技〟があります！
4⃣「グラフの種類」を選択
おすすめのグラフを🖱クリックしますと、「グラフの挿入」ダイアログボックスが表示されて、範囲選択したデータに適したグラフを提案してくれます。
同じ「グラフの挿入」ダイアログボックスの「すべてのグラフ」タブを🖱クリックすると、文字どおりすべてのグラフから選択できます。
👇よく使用されるグラフの種類とその特徴を解説します。
今回使用するデータ「学習・自己啓発・訓練行動者率」に最適なグラフも見つけていきましょう。
棒グラフ
特徴：データの比較に最適です。カテゴリごとの値を視覚的に示します。
使用例：好きなスポーツを調べて、サッカーが好きな人、バスケットボールが好きな人、テニスが好きな人の人数を棒グラフで表すと、どのスポーツが人気か一目で分かります。
折れ線グラフ
特徴：時系列データの変化を示します。連続したデータのトレンドを可視化できます。
使用例：各月の気温を折れ線グラフにすると、年間の気温の変化が一目で分かります。
円グラフ
特徴：各部分の比率を示します。全体に対する各部分の割合を視覚化できます。
使用例：家計の支出割合を、食費15％、交通・通信費10％、日用品や衣料品10％というように、全体対する各支出の割合が一目で分かります。
散布図
特徴：データの分布や相関関係を示します。二つの変数の関係性を視覚化できます。
使用例：X軸に時間、Y軸に売上を配置して、時間が経つにつれて売上が増加する傾向を視覚化できたり、学生の勉強時間（X軸）と試験得点（Y軸）を配置して、勉強時間と得点の関係性を示すこともできます。
面グラフ
特徴：時系列データの累積を示します。複数のデータセット（データの集合体）を重ねて表示します。
使用例：会社の年間売上とその内訳を示す際に利用できたり、地域ごとの人口変動を時間軸で示すときにも役立ちます。
5⃣『グラフが挿入される』
一覧からグラフを選択して［OK］を🖱クリックします。
選択した範囲をもとにグラフがシートに挿入されます。
今回は「棒グラフ」にしました！
6⃣ グラフを「カスタマイズ」
必要に応じてグラフの要素やレイアウトを追加・編集、いわゆる「カスタマイズ」します。
今回は、下図の要素をカスタマイズしていきます。
グラフエリア
全体のグラフが表示される領域のことを指します。
プロットエリア
データが実際に描かれる、データの変化を視覚的に表示する部分です。
| 名 称 | 説 明 |
|---|---|
| 軸ラベル | グラフのX軸やY軸に、データの項目や単位を示します。 |
| グラフ タイトル | グラフ全体の内容やテーマを簡潔に表す見出しです。 |
| データ ラベル | 各データの具体的な値や名称を表示します。 |
| データ テーブル | グラフの下に、データの詳細を表形式で表示します。 |
| 凡例 | 各データ系列の色やシンボルの説明を表示してグラフの理解を助けます。 |
グラフタイトル
グラフ全体の内容やテーマを簡潔に表す見出しです。
「グラフタイトル」と表示されている箇所を🖱クリックすると、テキストボックスが表示されます。そこで、タイトルを直接編集できます。
軸ラベル
グラフのX軸やY軸に、データの項目や単位を示します。
- グラフを選択した状態で、次の箇所を順に🖱クリックします。
●「グラフツール｜グラフのデザイン」タブ ➡「グラフのレイアウト」グループ ➡［グラフ要素を追加］➡［軸ラベル］➡［第１縦軸］
- 「軸ラベル」が追加されます。
テキストボックスで表示されて🖱ドラッグで移動もできますので、直接編集して任意の方向と位置に調整します。
データ ラベル
各データの具体的な値や名称を表示します。
- グラフを選択した状態で、次の箇所を順に🖱クリックします。
●「グラフツール｜グラフのデザイン」タブ ➡「グラフのレイアウト」グループ ➡［グラフ要素を追加］➡［データ ラベル］➡［中央］
- そのままですと、すべてのデータにラベルが付きます。
部分的に🖱クリックでデータを選択しておくと、選択したデータのみにラベルが付きます。
データ テーブル
グラフの下に、データの詳細を表形式で表示します。
- グラフを選択した状態で、次の箇所を順に🖱クリックします。
●「グラフツール｜グラフのデザイン」タブ ➡「グラフのレイアウト」グループ ➡［グラフ要素を追加］➡［データ テーブル］➡［凡例マーカーあり］
- すべてのデータにラベルが付きます。データ テーブルを追加してグラフの体裁が崩れた場合、
グラフエリアやプロットエリアを拡大することで調整できます。
凡例
各データ系列の色やシンボルの説明を表示してグラフの理解を助けます。
- グラフを選択した状態で、次の箇所を順に🖱クリックします。
●「グラフツール｜グラフのデザイン」タブ ➡「グラフのレイアウト」グループ ➡［グラフ要素を追加］➡［凡例］➡［右］
- 「下」に表示されていた凡例が「右」に移動します。
7⃣ グラフの「スタイル」を選択
グラフを選択した状態で次の箇所を順に🖱クリックするだけで、グラフの全体的なスタイルを選択・変更できます。
かなり〝イメージチェンジ〟できます！
8⃣ グラフを別のシートに移動
グラフを作成したとき、データが見えづらくて困ることがあります。
横や下に移動しても良いのですが、大きなグラフであるほど、画面にスッキリおさまりません……。
そんなときは、「グラフの移動」機能でグラフのみ別シートに移動しましょう。
-
グラフを選択した状態で、次の箇所を順に🖱クリックすると、「グラフの移動」ダイアログボックスが表示されますので、「新しいシート」に「◉」チェックをして、必要に応じて任意のシート名に変更 ➡［OK］を🖱クリックします。
●「グラフツール｜グラフのデザイン」タブ ➡「場所」グループ ➡［グラフの移動］
- データのある元のシートの左側に「グラフ」シートが作成されてグラフのみ移動して、大きく表示されます。
＜データのある元のシート＞
＜「グラフ」シート＞
レイアウトにできるスキルが身に付く授業です。
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Wordでグラフを挿入する方法
Wordでもグラフを使用できることをご存知ですか？
Wordの中にExcelを登場させて作成します！
- Wordで、新規または既存の文書を開きます。
-
グラフを挿入するために、次の箇所を順に🖱クリックします。
●「挿入」タブ ➡「図」グループ ➡ ［グラフ］
- 一覧からグラフを選択して［OK］を🖱クリックします。
- グラフが挿入されるとともに、Excelのシートが開きます。
- Excelのシートにグラフにするデータを入力して、完了後［×］を🖱クリックして閉じます。
- Word文書内にグラフが自動的に挿入されて、Excelと同じように「グラフツール」タブ内でカスタマイズ可能です。
PowerPointでグラフを挿入する方法
PowerPointでもグラフを使用できることをご存知ですか？
PowerPointの中にExcelを登場させて作成します！
- PowerPointで、新規または既存の文書を開きます。
-
グラフを挿入するために、次の箇所を順に🖱クリック、またはレイアウト内の［グラフの挿入］アイコンを🖱クリックします。
●「挿入」タブ ➡「図」グループ ➡ ［グラフ］
- 一覧からグラフを選択して［OK］を🖱クリックします。
- グラフが挿入されるとともに、Excelのシートが開きます。
- Excelのシートにグラフにするデータを入力して、完了後［×］を🖱クリックして閉じます。
- Word文書内にグラフが自動的に挿入されて、Excelと同じように「グラフツール」タブ内でカスタマイズ可能です。
まとめ
今回の授業は、Excelではもちろん、WordやPowerPointでもできる『グラフの作成』の基本とテクニックを解説しました。
👀見た目で確認しながら簡単に作成できて便利です。
けれども、データによってどのグラフが伝わりやすいかは経験値が必要ですので、何度も繰り返して作成してみましょう。
そして、Excelが得意とするグラフ作成ですけれども、WordとPowerPointでも〝突如として登場するExcel〟によって可能となりますので、ぜひご活用ください♪
グラフ「スパークライン」も便利です。
😄ご受講お疲れ様でした！
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