【Word：差し込み印刷～まとめ～】自分でできる！差し込み印刷4種類の手順を解説

こんにちは！どこでもパソコン教室 四日市です。

今回の授業は、Wordの差し込み印刷 4種類の手順をまとめて解説します！

『差し込み印刷』とは

差し込み印刷について

🤔そもそも、差し込み印刷とは……

Wordでの設定場所は、下図のように「差し込み文書」タブ内にあります。

作業順序は基本的に一番左のグループから下記のように、グループを右へ辿たどっていくことで作業全体を把握しやすくなります。

差し込みできる情報

差し込みできる情報は基本的に次のものがあります。（作成した住所録の内容が反映されます。）

あいさつ文	バーコード	氏名	連名	敬称
会社	部署	役職	電子メール_アドレス	備考
郵便番号	住所	電話番号	FAX番号

使用できる「用紙の種類」

差し込み印刷に使う用紙を選びましょう！

使用できる用紙の種類は次のものがあります。

サイズも豊富もなうえ、自分で指定できる〝ユーザー設定〟もあります。

けれども、プリンターによって使用できる用紙が異なり、無理をして使用すると故障の原因にもなりますので、説明書などで確認するようにしましょう。

差し込み印刷とは別になりますけれども、Wordには「原稿用紙」の設定もあり、こちらも含めた用紙については下記で解説しています！

★ 用紙について詳しくは、👇下記授業をご受講ください。

「住所録の作成」と「差し込みの設定」

差し込み印刷は便利で楽になれる機能ですけれども、やはり何事も〝仕込み〟が必要です！

🎍お正月にゆっくり休む〝楽〟のために、年末に大掃除やおせち料理をがんばりますよね。
差し込み印刷も、これからの〝楽〟のために「住所録の作成」という〝仕込み〟を頑張りましょう。　

住所録の作成に指定できるソフトウェアは次の3種類です。
💻パソコンにインストールされているソフトが使用できます。

住所録は、さまざまな作成方法があります。

ここでは、差し込み印刷を初心者の方でも実践しやすいように、「はがき宛名面印刷ウィザード」というWordにある設定を助けてくれる機能を使いながら住所録を作成する手順を解説します。　

Excelなどで、ご自身ですでに作成している住所録を設定することもできます。

下図は「はがき宛名面印刷ウィザード」の使い方を解説したページの、「手順❺」住所録の差し込みです。

ここで、次の住所録ファイルの中から選択することで、はがきと住所録がつながります。

★ 差し込み印刷の住所録作成手順について詳しくは、👇下記授業をご受講ください。

『あいさつ文』の挿入

複数の宛先に送るビジネス文書や送付状・お知らせなど、次のことでお困りではありませんか？

そんなときに役に立つ機能がWordにあります！

「あいさつ文の挿入」機能で、丁寧な時候の挨拶もクリックで書くことができます。
さらに、本文はそのままで、宛先のみを印刷するたびに変える「宛名の差し込み印刷」もできます。

ビジネス文書の基本的な構成は次の通りで、赤文字の箇所にあいさつ文を挿入できます。

「❷ 宛先」は差し込み印刷の設定ができます。

➊ 発信日	➋ 宛先	➌ 差出人	➍ 件名	➎ 頭語	➏ あいさつ文
➐ 起こし言葉	➑ 本文	➒ 結び言葉	➓ 結語	⓫ 記書き

★ あいさつ文と宛名を差し込む方法について詳しくは、👇下記授業をご受講ください。

『はがき印刷』「宛名面」と「文面」の作成方法

はがき宛名面印刷ウィザード

はがき宛名の差し込み印刷といえば、「年賀状」「暑中見舞い」ですね。

Wordには、「はがき宛名面印刷ウィザード」という、対話形式で〝魔法のように〟はがき宛名面の設定ができる機能があります。

対話形式とは、画面の質問に対して🖱クリックまたは入力で答えるという形で、設定をサポートしてくれる機能です。

❶ スタート ➡ ❻ ゴール！の手順で進むと完成します。

はがき宛名面印刷ウィザードでは、次の4種類の宛名面作成ができます。

● 年賀/暑中見舞い
● 通常はがき
● エコーはがき
● 往復はがき

★ はがき宛名面印刷ウィザードの使い方について詳しくは、👇下記授業をご受講ください。

はがき宛名面のレイアウト調整 ➡ 印刷

「はがき宛名面印刷ウィザード」で宛名面を作成すると、基本的な出来上がりになります。

すると、次のような問題が出てきます。

　
そこで必要となる作業は、

　
下図のように、丁寧にレイアウトの調整をします。

そして、レイアウトが完成したらいよいよ印刷です！

「結果のプレビュー」で確認 ➡ テスト印刷 ➡ 本番印刷 👉 完成！となります。

★「はがき宛名面印刷ウィザード」で設定後に必要な、はがき宛名面のレイアウトの調整 ➡ 印刷方法について詳しくは、👇下記授業をご受講ください。

はがき文面印刷ウィザード

Wordには、はがき文面の作成をサポートしてくれる「はがき文面印刷ウィザード」もあります。

題字・イラスト・あいさつ文を使って、クリックだけで作成できますし、図形や写真を挿入して、お好みのオリジナルデザインもできます！

作成できる文面は次の4種類です。

● 年賀状
● 暑中/残暑見舞い
● 招待状
● その他の挨拶状

Wordではがき文面を作成するメリットは、使い慣れている機能で編集できることです。

上記などの機能を使うと、下図のようなオリジナル作品も作れます！

★ はがき文面印刷ウィザードの使い方について詳しくは、👇下記授業をご受講ください。

 

『封筒の宛名印刷』「縦書き」「横書き」どちらも作成できます

毎月のように送る、封筒の宛名を手書きしていませんか？

封筒も年賀状ソフトのように、住所録から差し込み印刷ができます。
選択できるサイズは40種類以上あり、さらに自分でできる〝ユーザー設定〟もあります。

けれども、プリンターによって使用できるサイズが異なりますので、説明書などで確認するようにしましょう。

差し込み印刷ウィザードでは、封筒の宛名は横書きしかありませんけれども、縦書きにしたいときもありますよね。　

そこで、ここまでの横書き 👉 縦書きに変更する形でご紹介します。

封筒と住所録がつながっているため、そのまま活用できます。

★ 封筒の差し込み印刷の手順について詳しくは、👇下記授業をご受講ください。

『ラベル印刷』「宛名ラベル」「名刺」「名札」も作れます！

ラベル印刷は、「やってみたいけど、よく分からないからあきらめていました…。」
とおっしゃる受講生様が多くいらっしゃいます。

できるようになられると、お仕事からプライベートまで、宛名ラベル・名刺・名札など、ざまな場面で活用されています！

ラベル印刷も、差し込み印刷ウィザードがありますのでサポートしてもらいながら作成しましょう♪

★「ラベル印刷」宛名・名刺・名札の作成手順について詳しくは、👇下記授業をご受講ください。

宛名ラベル

ラベルシールなどに印刷した宛名ラベルは、はがき・封筒・宅配物に貼り付けるなど幅広い用途があります。

作成の手順は次の通りです。

★ 宛名ラベルの作成手順について詳しくは、👇下記授業をご受講ください。

名刺

差し込み印刷とは少し違いますけれども、ラベル印刷機能を使って、名刺の作成もできます！

😅ちょっと個性が強いかもしれませんけれども、下図のような名刺も作成できます。

こちらの名刺で使用しているオブジェクト（画像・図形など）は次の5種類です。

お料理の材料のようですね🍖🐡🥬

作成の手順は次の通りです。

あなただけの名刺を作成してみましょう！

★ 名刺の作成手順について詳しくは、👇下記授業をご受講ください。

名札

宛名の差し込み印刷 + 名刺作成でのデザインで、名札も作成できます！

メンバー変更があったときも、ラベル本体の修正は必要なく住所録を変更するだけでOK！です。

作成の手順は次の通りです。

★ 名札の作成手順について詳しくは、👇下記授業をご受講ください。

まとめ

今回の授業は、Wordの差し込み印刷4種類の手順をまとめて解説しました！

あいさつ文・はがき印刷・封筒・ラベルの差し込み印刷が、すべて同じ住所録でできます。

用途に合わせて、それぞれ別の住所録を差し込むこともできます。

「やり方を覚えなくては、、、」とご自身にプレッシャーをかけなくても、「このページを見ながら作れば大丈夫！」とご安心いただければと思いまとめました。

ご活用いただければ幸いです♪

😄ご受講お疲れさまでした！